由于COVID-19的爆发及其Swift发展，我们都被要求采取保护性和预防性措施，包括尽可能避免与社会的接触。 活动被取消，旅行被推迟，公司要求其雇员在家工作。 对于每个人来说，这都是一个特殊的情况，因为一夜之间引入了具有分布式团队的远程工作文化。 许多公司都面临着快速组织一支完全远程工作的团队的挑战。

关于远程工作，家庭办公室和远程办公的许多文章和建议正在流传。 例如，远程工作的先驱GitLab最近发布了的详细 。 我强烈推荐给任何面临建立和管理远程团队的挑战的人。 在OpenProject，我们已经与分布式团队合作了10多年。

在当前的严峻形势下，我想分享我们的远程工作经验和技巧。

在家工作如何？

在家工作需要一定的纪律。 但是，有了一些技巧，可以相对容易地将其付诸实践。

1.维护数据安全和隐私，尤其是在家中

无论您是在办公室还是在家工作，数据保护以及客户和公司数据的安全性和隐私性都是当务之急。 确保您的员工和同事了解并维护数据保护和安全性。

• 确保所有员工的硬盘驱动器均已加密，并且数据或密码未在外部存储（或写下）在某处。
• 始终应通过第二个因素来保护对外部应用程序的访问。 大多数服务通过SMS或应用程序提供两因素身份验证。
• 确保始终以加密方式发送包含敏感数据的电子邮件（例如，我们使用GPG）。
• 必须保护对敏感服务的访问，并且只能通过VPN才能在公司网络外部进行访问。
• 切勿在不锁定计算机的情况下离开工作区。

2.建立固定的工作场所，良好的硬件和快速的互联网

远程工作的基本要求是出色的硬件和在家中快速的互联网连接。

• 不要跳过高质量，高分辨率的外接显示器，非常好的耳机和相机。
• 如果其他家庭成员在房屋或公寓中，并且没有单独的房间，请尝试将您的工作空间离主要活动稍远一些。
• 与您家里的人清楚地交流，您什么时候需要不受干扰地工作。

3.建立流程和会议

在分布式团队中，沟通尤为重要，协作过程将需要快速，轻松地实施。 当然，个人会议很重要，但是通过一些纪律，可以将其保持在最低限度。

与团队的日常协调会议

每周一次，每天五天，我们有一次固定的团队会议（“每日站立”）。 重要提示：不要忘记向所有参与者发送会议邀请。 站立状态可以在团队内部（尽管工作场所分散）进行密切而直接的交流，并且可以使每个人保持最新状态。 解决了重要主题，但是在此会议期间没有讨论。 如有必要，可以安排后续会议。

会议始终遵循相同的简短议程。 我们轮流快速地向团队中的每个人介绍：

1. 什么是新的？ 与团队有什么关系？ 是否有变更，进度，新决定，重要日期等？ 只关注新闻； 这并不是每个人都说他们目前正在做什么。
2. 我的核心重点是什么？ 您今天想要实现的最重要的事情是什么？
3. 我在哪里需要支持？ 你被困在某个地方吗？ 您需要团队的意见或支持吗？
4. 关键绩效指标（KPI）在哪里？ 简要报告KPI的当前状态。

每周会议

每周一次，我们有一个更详细的会议。 我们总是在星期五这样做，并使用相同的议程：

1. 好消息（5分钟）：本周好消息是什么？ 新客户？ 项目进展如何？ 令人兴奋的事态发展？ 团队在五分钟内分享了所有的好消息。
2. 该季度的项目状态和关键优先级（10分钟）：每个人都简要报告其核心优先级或季度目标的状态，并对未来一周进行展望。 这周取得了什么进展？ 你下周想去哪里？
3. 客户和同事的反馈（5分钟）：您的客户报告什么？ 您这周做了什么正面和负面的经历？ 您可以从客户那里学到什么？ 在团队中分享彼此的赞赏：每个员工本周的表现特别出色？ 你想感谢谁？ 尤其要强调是否有人为您的公司价值观做出了特殊的努力。
4. 是什么困扰着我？ （“论点文化”）（5分钟）：麻烦您了吗？ 可能是同事的“迟到”，对问题的卑鄙回答或仍然缺少客户的反馈。 每个人都可以卸载所有内容。 在所有人都可以说之前进行讨论并提出建议也很重要：“是的，我们现在很好。”
5. 主题讨论（30-60分钟）：这是可选的，并且仅在团队（事先）同意讨论的共同主题时才发生。 对于我们来说，这通常基于我们的季度目标-中期结果或开发状态的表示，需求的协调，新主题的优先级，总体流程主题等。
6. WWW（谁，什么，什么时候）-明确职责（5分钟）：非常简单：谁在什么时候做什么？ 我们确保在票证中创建任务以跟踪这些责任。
7. 最后一句话（“单句结束”）：结尾处的激励性句子。 今天的座右铭。 是什么让您感动？

确保根据需要安排进一步的协调会议。 重要的是要尽量减少参加会议的人数。

4.选择您的工具

有许多开源可用于支持远程和分布式团队。

基于Web的项目管理和团队协作

我们使用进行任务和项目管理。 它是用于项目管理和团队协作的免费开源软件。 通过使用我们自己的软件，我们可以看到每天需要改进的地方。

OpenProject在远程工作中为我们提供了极大的支持。 它使您可以从任何地方安全地访问重要信息：项目，进度，需求，里程碑，任务，截止日期，协议，文档以及当前状态和优先级的概述，全部都在一个系统中。 这是我们在OpenProject中所做的简要概述：

• 规划发展路线图
• 定义，估计需求并对其进行优先级排序（史诗，功能）
• 创建，分配和跟踪任务
• 在敏捷看板中优先考虑主题
• 交换文件（作为工作包的附件）
• 创建和记录时间表（议程和协议）
• 提供一个与客户和社区成员交流的论坛
• 运行Wiki以获取过程文档
• 跟踪各个工作包的时间，以为客户计费以进行自定义开发
• 进行项目管理，包括项目计划和项目状态

源代码管理

我们使用GitHub，GitLab是一个很好的开源替代方案。 另外，OpenProject具有 ，可在GitHub中创建拉取请求并将其直接链接到工作包。

文件管理

是一个不错的选择，也是我们目前使用的。

聊天室

团队聊天对远程团队很有帮助。 我们使用 。 我建议为不同的主题创建不同的渠道，这样每个人都只能获得他们需要的信息。 在本文中找到更多 。

网络会议

我们使用非开源软件Whereby来进行数字会议室和屏幕共享。 它直接在浏览器中运行，而无需安装任何其他软件。 但是，如果您可以在评论中分享这些信息，我想听听那里有哪些开源替代方案。

5.设定规则

远程工作比办公室工作需要更多的纪律。

一方面，有更多的干扰因素，但您可能还会更愿意不间断地使用它。 设置适用于团队中每个人的规则：是否有固定的工作时间，或者您允许灵活的时间管理？ 每个人都应该在共享日历中输入他们的可用性，以便其他人知道他们的可用性吗？ 是否必须始终接受或取消约会？

我希望这些建议可以帮助您轻松地建立远程团队。 请在评论中分享其他提示和建议。

翻译自: